イントラnewsing　社内ブログ・社内SNSを超える情報共有ツール

社内SNSが活性化し、定着していくのには、一般的にある程度の時間がかかります。

・今までの行動習慣を変える程のメリットが使い始めの時点では見えにくい
・使い続けてみないと体感できないのに、その前に「メリットがない」と判断して使うのを止めてしまう
・周囲が動かないうちに積極的に動くと目立ってしまうため、しばらく様子見してしまう
・最初は様子見状態が続くため、最も有用で面白いコンテンツであるコメントがなかなかつかない。
　そのため、社内SNSの有用性や面白さの理解がされづらい。
などのケースが多いようです。

そんな前提を踏まえて、戦略的にそのような状況を打破する試みをさせて頂きました。
それは「社内ポータルサイトとの連携」です。

多くの導入企業様は既に社内ポータルサイトをお持ちです。
「ブラウザのホームに設定して、毎朝必ずチェックすること」
といったルールにしていることも多いです。

そんなサイトの一部に小窓を設置させてもらい、
「イントラnewsingで社員の注目を集めている記事トップ５」
を表示させて頂きました。

・社員が「これは自社にとって重要だ」と思ったニュース記事
・「これはみんなの困ったを解決する改善策だ」とひらめいたアイデア
・「これはみんなで共有しないといけない」と感じた顧客クレーム
などの社員発の記事の中でも、たくさんの社員が読んだり、
おススメボタンを押したり、コメントしたりして、注目度ポイントが
上昇した記事だけが表示されるのです。

社員が常に見ているサイトに表示されるのですから、
当然ながら、アクセス数は急上昇します。
読んでもらえたり、コメントされるなどの反応を示してもらえると、
投稿者としては「労力を使って投稿した甲斐があったな」と思えます。

これは社内SNSが活性化するかどうかの非常に重要な別れ道です。

社員も人間ですから、当然ながら労力に見合うリターンがなければ
投稿し続けないのです。
極端な例ですが、
投稿しても1人も読んでくれなければ次に投稿しようなんて思えませんよね？
これはコメントにも当てはまることです。

上記のようにすることで、
必然的に読まれる機会が増えます。

そうすると投稿やコメントが増えます。

周囲が動いていれば、様子見してた社員たちも動き始めます。
投稿やコメントはさらに増え、コンテンツが面白くなるのでさらに読まれるようになります。

「競合他社がこんなサービスを始めました」といった1次情報の投稿だけでなく、
「このサービスの本質は○○だね。今後も要チェックと思います」
「ウチも○○までなら今のリソースでできます。とにかく始めることも重要ではないでしょうか？」
「それをするにはこんなリスクがあります。そこって解決可能か○○部の方わかります？」
「それなら十分解決可能です。ぜひやりましょう」
といった、社員間のコメントという非常に重要で面白いコンテンツが増えるので
読む人も増えていくのは自然な流れと言えます。

次第に、
「ここに投稿すればみんなに読まれて、コメントなどの反応が返ってくるので、
他の社員向けに投げかけたい時にはこっちに投稿しよう」
と、感覚的に社員の行動習慣の中に組み入れられていきます。

イントラnewsingでは、このような連携を非常に簡単に実現できるようにしてあります。
「標準機能で既に配信しているRSS情報を取得して5件だけ表示する」だけなのです。

また、イントラnewsingでは
全ての記事のランキング順の記事情報だけでなく、
・全ての記事の新着順の記事情報
・全ての記事のコメント新着順の記事情報
・特定のグループの記事情報
・特定のユーザーの記事情報
など、非常に多彩なRSSを標準装備してありますので、
「社長のコメントした記事5件」
「経営企画室の投稿記事5件」
「Q&Aで投稿された記事5件」
など、多彩な表示の仕方が可能です。

このようにちょっと情報の流れる道を変えてあげるだけで
劇的な効果が生まれます。

社員の視点で日常の行動習慣を見直し、
どう設計し直せば、社員にとって「労力＜メリット」になるのか
を考えれば、他にもいろいろ特効薬がありそうですね＾＾

最近、モチベーションマネジメント系の本を読んでいます。

社員を酷使するための本じゃありませんよ＾＾
社員のありのままのやる気が自然と出てくる「組織的な施策」を模索しているんです。

元々ナレッジマネジメントの活動をしているのも、
社員個人の能力が向上して、企業も個人もハッピーになれたら、
といった気持ちからでした。

しかし、情報が行き渡ることも確かに大事なのですが、
もっと土台の部分に「モチベーション」があり、
ナレッジマネジメントが成果まで結びつけるかどうかに
非常に大きな影響があることも実感し続けてきました。

イントラnewsingという社内SNS製品を開発したキッカケも
「他社員の視点に触れる機会を増やすことで、はたらく楽しさ、
向上する喜び、に気づく機会を増やしたい」という想いが
最初の動機でした。

実際に40社に導入させて頂き、担当者様と共に
運営のお手伝いをする中で、そういった成果が上がり始めているのを
うれしく思うと共に、「もっと加速できないか。そのためにできる施策は何か」
を自問自答する毎日でもあります。

そんな中、あるモチベーションマネジメントの本に出会いました。

その中に書かれていた具体的な施策の１つを紹介します。

「4半期に１回、各グループで「自分以外で一番頑張っていた人とその理由」を書いてもらいます。
その声を一番集めた人をみんなに見える形で表彰し、頑張っていた点も公開します。
表彰された人以外にも集めた評価の声はすべて届けます」

自分が密かに努力していた点を、誰か1人でもちゃんと見ていてくれたら、
ものすごくうれしくなりませんか？

褒めてもらえたら「もっと頑張りたい。この感動のために向上したい。」
と、素直に思えるのではないでしょうか？

ふと立ち止まって、今の会社の中を見回した時、
「褒められる」シーンってすごく少なくなっていないでしょうか？

きっと多くの社員が他の社員の良いところに気づいているはずです。
でも、届ける余裕がなかったり、改めて言葉にするキッカケがないだけなんです。

そういった機会を、組織的な取り組みとすることにより、
自然発生に任せていた良いことを、必然的に、継続的に、生まれる企業文化にしていくのです。

上記のような施策が、ナレッジマネジメントや社内コミュニケーションに関するシステム導入よりも
もっと土台の部分で必要なのではないか、と最近切に感じています。

と同時に、イントラnewsingとの相乗効果で、もっともっと効果は高まるとも考えています。

例えば、
上記に登場した「〇〇で頑張ってるね」の声を、イントラnewsing上で渡すようにするのです。

一番の人だけに挙げるのではなく、「グループメンバー全員に一言ずつ良かったところを挙げなさい」
でも良いと思います。

もらった評価は社員全員が見える場所に挙げられます。
各自のプロフィール画面に行くと他社員からもらった評価も見れるのです。

そして、今後も何かのキッカケでその人のことを調べた他の社員は
「この人は周りのメンバーからこんな風に評価されている人なんだ。
こんなポイントで過去頑張ってきた人なんだ」
と、その人の普段見えづらい深い部分を理解しやすくなるのです。

こんな環境だったら、
「もらった評価に負けない人になったるぞー！」
「そこは意識せずにやってたけど言われてみると確かに。継続してやってみよう！」
って、引っ張られるかのように頑張っちゃいますよね＾＾

ちょっと想像しただけで、会社の雰囲気がウソみたいに変わるんじゃないか、
って思いませんか？

上記のような施策って、他にもいっぱいあるはずなんです。

そして、会社の雰囲気や文化を変えていくのに
社内SNSはすごく相性のいいシステムだと思っています。

社員がもっともっとイキイキと頑張れる会社を増やしていきたいですね＾＾

これからしばらくは、社内SNSの活用例を
テーマ毎に絞ってご紹介していこうと思います。

「社内SNSで社員同士の助け合いを作り出す」ということは、
どの企業様もゴールの１つとして見据えてらっしゃいますが、
具体的にどんな道筋によって生まれていくのかが曖昧なままだったりします。

その点に着目していくつかご紹介したいと思います。

１．プロフィール
　　イントラnewsingでは、プロフィールは業務的な内容とプライベートな内容に分けて、
　　それぞれ答えやすい項目が設定されています。

　　例えば、業務的な項目では「過去の経歴と経験した仕事」があります。
　　社員の方は現在の組織上、所属している部署が専門スキルのように見えていますが、
　　実は過去に全く異なった経験を持っていることが多いものです。

　　この欄に書き出すことによって、「次のプロジェクトでは前例のないAを扱うんだよなあ。。
　　誰に聞いたらいいのかわかんないから、イントラnewsingで検索してみよっと。え？
　　隣の部署のBさんが前職でやってたことそのままじゃん。意外や意外。。
　　今度訪ねて直接聞いてみよっと。」なんてシーンが生まれています。

　　プライベートな項目も実は重要で、普段聞かれない限りプライベートの一面を出す機会って
　　なかなかないですよね？「あれ？バスケ好きなの？実は僕もなんですよ。ポジションは
　　どこなんですか？よかったら今度僕の行ってるサークルで一緒にやりません？」なんて
　　会話も偶然に任せておくよりも、オープンにしておいた方がずっと巡り会いやすくなります＾＾

　　そこまでいかなくても、「今度のプロジェクトで初対面になるAさんってどんな人なんだろう？
　　イントラnewsingで検索してみよっと。へえへえ。こんな経歴でこんな趣味なんだー。出身地
　　も近いじゃんー。これ話すネタにしてみよっと。ふむふむ。過去の投稿を見てるとこんな分野
　　に詳しい人なんだねえ。コメントの感じもすごく視野が広くてできる人って感じだな。
　　一緒に仕事して鋭い視点を盗めたらいいな。まだ会ってないのになんか親近感わいてきた
　　なー。」なんてことの積み重ねが社員間の潤滑油になっていきます。

　　「ちょっと聞きたいんだけど、どんな人かわからないしやめておこう」ってことってよくありますよね？
　　上記の積み重ねは、そんな「ちょっと一言」を埋もれさせないためにすごく大事なことなんです。
　　

２．キーワード（タグ）とその有識者
　　イントラnewsingでは、投稿記事ごとにキーワード（一般的なタグです。わかりにくいので
　　キーワードって呼んでいます）をつけます。

　　例えば、「エンタープライズ2.0」について効率的に情報を調べたいと思った時には、
　　トップページから「エンタープライズ2.0」というキーワードリンクをクリックすれば、
　　そのキーワードが付けられた記事の一覧が出てきて、ポイント順や新着順や
　　コメント数順（社内で議論が白熱した順）に見ていくことができます。

　　さらに右上には、「エンタープライズ2.0」という記事をよく投稿したり、コメントしたりしている
　　人が自動集計されて、「このキーワードの有識者」として表示されています。
　　なので、情報を探してる人は、「今回の案件にピッタリなものはやっぱりないなあ。有識者
　　エリアに表示されてる、この人を直接訪ねて聞いてみよう」とリアルに助けを求めるキッカケ
　　になります。

３．Q＆A投稿とメール通知
　　イントラnewsingでは、投稿の種類に「Q＆A」があります。Q＆A投稿をするとメール通知ボタン
　　を使って「まだ読んでない人に通知メールを送る」ことができるのです。
　　
　　誰に聞けば解決できるかわかっている問題はメールや直接聞いて解決ですが、実際には
　　誰がどの問題を解決できるかわからないものです。
　　そんな時にこの機能を使って広い範囲に助けを求めることができます。
　　もちろん自分では解決できない場合はスルーで構いませんが、意外と30%くらい解決する
　　答えが5人から集まって解決したり、「自分はわからないけどわかりそうな外部の人を
　　紹介するよ」といった助け合いが生まれたりしているのです。

４．日常の投稿とコメント
　　日々の投稿やコメントを通じて、頑張っている姿勢や素質は多くの人の目に触れる
　　ことになります。社員も人間ですから、頑張っている人には応援したくなるものです。
　　自分の興味のある分野の権威に会わせてもらえたり、その分野のプロジェクトに抜擢
　　されたりとポジティブな話が舞い込むようになります。
　　
　　イントラnewsingをセルフブランディングのツールとして戦略的に使うことで、
　　自分の進みたい道をたぐり寄せることも可能なのです。
　　会社としてもモチベーション高い人に任せた方が成功の可能性が高いと判断しますもんね。

弊社としても、お客様からの「ちょっとした助け合いが増えてきました」
というご報告は何よりうれしい成果だったりします。

こういった効果って、確かにROIには明確に表れにくいものですが、
この積み重ねが確実に会社を強くし、成果に結びつくことは、
きっと経営層の方々も理解頂けるはずです。

これから導入を考えていて、経営層を説得しなければ。。という方は、
ROIで説明できない効果であっても、具体的なシーンと共に説明することで、
意外とすんなり理解頂けるのでないでしょうか。