イントラnewsing　社内ブログ・社内SNSを超える情報共有ツール

イントラnewsingの提供を始めてから早１年。
導入企業様も40社となり、様々な業種・規模のお客様が様々な形の運営をして頂いております。

弊社は導入後も一緒に運営施策をプランニングさせて頂いているため、
様々な運営ノウハウが蓄積してきております。

その中で、特に「ここを意識したことが活性化のポイントだったのではないか」
と思えるものを事例と共にご紹介したいと思います。

１．現状の何を改善すべきなのかを分析する
　　現在の業務や仕組みの中にどんな問題があって、どの部分に集合知
　　のエッセンスを加えると役立つのかを吟味します。

　　例えば、メーリングリストで大部分の情報を共有していたお客様は
　　・全員宛のため返答しづらく、1方向の伝えっ放しのみで理解不足の場合も多い
　　・中途社員やプロジェクトへの中途参加者に過去の情報が伝わらない
　　といった問題点が浮かび上がり、イントラnewsingでの情報共有に置き換えました。

　　この作業では、集合知のエッセンスを使うと、従来の手段と比べてどんなメリットが
　　あるのか、を理解していないと、問題点を見つけることも難しかったりします。
　　そのため、弊社ではこの段階から参画させて頂いて、ベンダーだからこそ見える視点
　　でお手伝いさせて頂いております。
　　この製品を活かし切るには、「現状業務をよく知っている目」と「新しいエッセンスの
　　活かし方を知っている目」の両者が必要なのです。

２．何をゴールとするのかをしっかりと定める
　　様々な使い方のできるこのシステムを使って、どんな現象を作り出し、
　　それを通して会社がどうなることを目指すのか、をしっかりと定めます。

　　例えば、営業部でご利用頂いているお客様は、人材育成の視点に重きを置き、
　　週報を投稿させ、グループ内でつっこみ合う運用としました。

　　こうすることで、若手社員に対しても多角的なつっこみが入り成長が加速され、
　　つっこみを入れる方も、若手にわかりやすいように噛み砕く際により深い理解
　　が促進されます。時間と場所に制約されないため、「今度顔合わせたら教えて
　　あげよう」のまま埋もれることもありませんし、ここでの一言は実はその若手だけ
　　でなく、そのやりとりを見る他のたくさんの社員に役立っています。

　　この一言の積み重ねは、リアルでのコミュニケーションを増やすことにもなり、
　　「すごく助かりました。ありがとうございました」や「あれはいいアクションだから
　　頑張れよ」などにつながります。そうするとリアルで教えを請いやすくなったり、
　　つっこみも入れやすくなったりと「ちょっとした助け合い」が増えていきます。
　　
　　このケースでは「多角的な人材教育」と「ちょっとした助け合いの増加」により
　　「芯の強い営業組織の確立」を目的に据えました。

　　結果、通る道とゴールが具体的だったため、使う社員の側もすんなり使い始める
　　ことができました。

３．社員の目線で運営施策を練る
　　目的が明確で、社員が十分な理解をしても活性化しない場合があります。
　　現状の文化を踏まえて施策を練ることが必要です。

　　例えば、これまで社員が発信する機会がなかった企業では突然システムだけ
　　リリースしてもとまどってしまいます。
　　「上司に遊んでるって思われないかな」「目立ちたがりと思われないかな」
　　などなど、様々な感情が邪魔して、みんなで様子見状態となってしまいます。
　　そんな時には管理職たちにしっかりと理解してもらい、直接リアルな場で
　　利用を促してもらうことが非常に効果的です。
　　合わせて若手社員などを集めて推進チームを作り、「みんなが慣れるまでは
　　毎日１件ずつ投稿したり、投稿を見かけたらコメントするなど、お手本的な行動
　　をする」ことで、慣れないアクションをやってみやすい空気になります。

　　操作方法の理解についても、忙しい社員はマニュアルなどほとんど読んでくれません。
　　規模によっては難しいですが、リアルな説明会でしっかりと目的を説明し、
　　どんなアクションをしたらいいのかを実際にデモしてあげるとかなりスムーズに
　　使い始めてくれます。

　　「情報発信で貢献することを会社は奨励しています」ということを示すために
　　最初は期間を区切って、ポイントを集めた投稿者やナイスコメントを集めた社員
　　を表彰するキャンペーンイベントをするなども、「とりあえずやってみるか」という
　　キッカケを生み出すには効果的だったりします。
　　（キッカケを作ってしばらく使ってもらいさえすれば、いろいろな良さが見えてくるものです）
　　
　　
４．導入時の形で放置せず、常に改善していく
　　最初に取り決めた運営方法が最善とは限りません。使っていく中で初めて
　　「こんな情報が流れたらすごく便利なのに」や「ここがネックになって使いたい
　　　のに使えない」などが見えてきます。
　　
　　こういった声をきちんと吸い上げて、運営やシステムを「自社にとって役立つ形」
　　にジャストフィットさせていくことが非常に重要です。

　　これは単に、導入当初には見えてなかったものかもしれませんし、社員が発信する
　　作業に慣れて行動習慣が大きく変わったために次のステップが見えてきた、という
　　こともあります。

　　例えば、「ウチの会社ではトップページにはこの情報とこの情報が常に見えていると
　　便利なんだよね」ということに気づき、トップページのレイアウトカスタマイズをしたところ
　　大きく利便性が向上したケースもあります。
　　
　　運用してみて、「顧客の声」や「質問」など社員発の情報の重要性に改めて気づき、
　　社員全員が必ず見る全社ポータルの１エリアにイントラnewsingのトップ５記事を
　　表示させて、しっかり行き渡るように変更したこともあります。

大まかに４つに分類して、それぞれエピソードを添えさせて頂きました。

最後に、
もう１つ共通しているのは、「推進担当者様の熱意」です。

「今のままでも回ってるかもしれない。でも、みんなで思い切って習慣を変えてみることで
　こんな会社にすることもできるかもしれない。試しにみんなでやってみよう」
と社員の方々に語りかけ、「もっとみんなが便利になるにはこう直した方がいいんじゃないか」
と思考し続ける担当者様の存在によって、上層部も社員も「試してみるか」という気になり
会社全体の行動習慣、ひいては文化が少しずつ変わっていくのだと思います。

これからも、推進担当者様と2人3脚で、
ワクワクできる企業作りに全力を尽くしていきたいと思います！

前回のエントリーにて、社内SNSを導入して、
社員の新たな行動習慣に加えていくためには、
「社員のトータルの負担をコストとして考えなければならない」
という点について述べました。

とすると、次は「効果」の部分について考える必要があります。

社員は、社員の立場から見た投資対効果(ROI)で自分の行動を決めるからです。

ちょっと大げさかもしれませんが、日常生活をよくよく分解して「自分がなぜその行動をしたのか」
を考えてみると、「トータルの様々な負担」と「得られる効果」をはかりにかけて決断してる
ことがわかると思います。

ですので、社内SNS的な活動を社員の行動習慣に加えてもらうためには、
行動を決断する時点で、社内SNSで得られる効果を見渡せていなければならないわけです。

これってかなり難しいですよね。

社内SNS的なものが今までなかったところに導入するわけですから、
「未知のモノがどう自分の生活を変えてくれるのか」を社員の目線で語らなければなりません。

そうです。
あくまで社員の視点でなければなりません。

「自分の生活がこう変わるのか。じゃあやってみようかな。
その効果が得られるように、しばらく思考錯誤してみるかな。」
とならなければ、社員の理解は得られませんし、行動も変わりませんし、文化も変わりません。

つまり、最初のアナウンスの仕方が非常に重要ということです。

ここにはたくさんの工夫の仕方があります。

・会社でどう扱っていくのかという指針をしっかり示して、「遊びじゃないんだ。会社が奨励してるんだ」
　と使いやすい空気を作ってあげる

・管理職への理解を徹底して、会社の長期的な成長のために、部下へリアルな理解伝達を促す
　（管理職が理解を示していなければ、まず部下は使えません）

・「他社ではこんな使い方して具体的にこんな効果が生まれていて、当社もこんな効果を狙って導入
　するんですよ」と具体例で効果の理解を促す

・さらに、「当社では、今までこうだったところにこれをこう使ってこんな行動をしてみましょう。
　そうしたら、こうなっていくはずです。」と自分たちの生活がどう変わるかまで具体化する

・忙しい中でマニュアルなんてまず読まれないので、見ただけで「こう使えばいいのね。マネしよう。」
　と動けるように、理想的な状態を作ってからリリースする

などなど、社員の立場に立って「初めて見る社内SNSをどう思うかな？何がネックになるかな？」
を突き詰めることで導かれていきます。

もちろん、ここには社内の現在の文化が大きく影響していきますので、社内の様子を観察して決定し、
リリース後も状況の変化を観察し続けて、「その段階でネックになっているのは何なのか」
を探り続けることが重要です。

それは、社内の生の文化を正しく理解する活動でもありますので、決して無駄な労力ではありません。
そこで見出された問題に対する対策を考えることで、別の切り口から文化改善につながることも多々あります。

このように、社内SNS導入というのは、単なるツールを入れるだけの施策ではありません。
社員の立場に立ち、実際に行動にまで導いていくには、多くの工夫のしどころがあります。

弊社は、このような運営ノウハウを提供させて頂く数少ないベンダー企業です。
これは50万ユーザーを誇るソーシャルニュースサイトnewsing
を運営してきたノウハウを持っていること、
そして、NTT様やリクルート様、みずほ情報総研様を始めとする40社の企業様に実際に導入させて頂き、運営を共にしていること、に裏打ちされております。

イントラnewsing導入企業一覧はこちらをご覧ください。

社内SNSを単なる流行りモノではなく、「人材活性化」や「自発的に動く芯の強い企業文化醸成」
のための重要な施策として着目されてらっしゃる方はぜひ、私までご相談ください。

内野の連絡先　：　uchino@mynet.co.jp

「Life is beautiful」にてコチラの記事を読ませて頂いて、「使い勝手の悪さはユーザーにとってのコスト」というのは、社内SNSの現場に置き換えてもまさにその通りだなあと考えさせられました。

・初めてのものを理解するための労力、心理的ストレス
・慣れないものを行動習慣に取り入れる心理的ストレス
・機能レベルではなく、どうしたら自分の生活が豊かになるかという使い方をつかむまでの労力

「Q&A投稿ができます」や「タグで検索ができます」などなど、
導入する前はどうしても機能の豊富さに目がいってしまうことと思いますが、
その１つ１つに着目した時、
「直観的にわかりやすいか」
「日常的に使いやすいか」
「自分にとって役に立つ情報が手に入るか」
「手に入るまでどれくらいの労力と時間がかかるのか」
という部分まで含めたトータルの社員側コストが低くなければ使われ続けることはありません。

今後導入を検討している担当者の方は、ぜひこの点に特にご注意ください。
そして、弊社のイントラnewsingの使いやすさにご注目ください＾＾
無料デモサイトで使い勝手を確認できますのでご気軽にお申し込みください。